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Informationen für Schulen

Diese Seite richtet sich an Schulleitungen, schulische Datenschutzbeauftragte und Lehrkräfte, die eine Genehmigung beantragen.

Keine Rechtsberatung. Die Zusammenstellung (Stand: September 2026) soll die Prüfung erleichtern. Verbindlich sind die jeweils aktuellen Vorschriften Ihres Bundeslandes und die Entscheidung der Schulleitung.

Rechtlicher Rahmen

  • DSGVO: Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. dem Schulgesetz des Landes; Grundsätze nach Art. 5 (u. a. Datenminimierung, Speicherbegrenzung); technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32; Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30; Auskunftsrecht der Eltern nach Art. 15.
  • Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) wie Diagnosen, Therapien, Medikamente oder Gutachten sind besondere Kategorien mit deutlich strengeren Anforderungen. Sie gehören nicht in das Programm.
  • Land: Schulgesetz und Schul-Datenschutzverordnung legen fest, welche Schülerdaten verarbeitet werden dürfen und ob bzw. unter welchen Bedingungen auf privaten Geräten der Lehrkräfte.
  • Schule: Die Schule bleibt Verantwortliche im Sinne der DSGVO, auch wenn die Lehrkraft zu Hause am eigenen Gerät arbeitet.

Mit einem dienstlichen Endgerät ist die Nutzung meist einfacher, weil die Genehmigung für private Geräte entfällt. Die Installation bzw. Ausführung muss dann mit der Schule bzw. dem Schulträger abgestimmt sein.

Was das Programm technisch umsetzt (Art. 32 DSGVO)

  • Vertraulichkeit: Alle Daten in einer Datei, verschlüsselt mit AES-256-GCM; der Schlüssel wird mit scrypt (N = 2¹⁷, r = 8, p = 1) aus dem Passwort abgeleitet. Keine Klartextkopien, keine temporären Dateien; auch PDF- und Word-Export entstehen im Arbeitsspeicher.
  • Integrität: Manipulierte oder beschädigte Dateien werden erkannt und nicht geladen.
  • Kein Datenabfluss: Keine Cloud, kein Server, keine Telemetrie, keine automatische Update-Suche. Netzwerkanfragen sind im Programm blockiert. Es gibt keine Auftragsverarbeitung, da keine Daten an Dritte gehen.
  • Zugriffsschutz: Passwort mit mindestens 10 Zeichen und drei Zeichenarten; Wartezeit nach wiederholten Fehlversuchen; automatische Sperre nach Inaktivität (2–30 Minuten), beim Sperren des Bildschirms und im Ruhezustand.
  • Datenminimierung: Je Kind nur Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Klasse. Die mitgelieferte Ideensammlung ist pädagogisch formuliert und enthält keine Diagnosen.
  • Speicherbegrenzung: Klassen lassen sich als „abgegeben“ markieren; nach Ablauf der eingestellten Frist erscheint ein Löschhinweis. Kinder, Klassen oder alle Daten lassen sich jederzeit löschen. Automatische Sicherungen vor Updates sind begrenzt (die zwei neuesten, höchstens sechs Monate alt).
  • Verfügbarkeit: Atomares Speichern mit automatischer Vorversion; verschlüsselte Sicherung per Knopfdruck; vor dem ersten Öffnen mit einer neuen Version automatisch eine verschlüsselte Kopie.
  • Lizenz: Prüfung offline per digitaler Signatur, ohne Aktivierung. Der Schlüssel enthält nur Lizenznummer, Platz, Schule und Laufzeit. Nach Ablauf bleiben Ansehen, Export, Sicherung und Löschen möglich.
  • Weitergabe: Klassen oder einzelne Kinder lassen sich als Datei weitergeben, verschlüsselt mit AES-256-GCM und einem eigenen Passwort.
  • USB-Stick-Version: Daten liegen neben der Programmdatei, z. B. auf einem verschlüsselten Dienst-Stick. Bei der Einrichtung warnt das Programm vor Cloud-Ordnern (OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud, Nextcloud), „Downloads“, Desktop und temporären Ordnern.

Was die Lehrkraft selbst beachten muss

  1. Genehmigung der Schulleitung einholen (bei privaten Geräten).
  2. Keine Gesundheitsdaten eintragen, sondern pädagogisch und beobachtbar formulieren.
  3. Gerät absichern: eigenes Benutzerkonto mit Passwort, Bildschirmsperre, Updates, Virenschutz, möglichst Festplattenverschlüsselung.
  4. PDF- und Word-Exporte sind unverschlüsselt: nur an geschützten Orten speichern, nicht unverschlüsselt per E-Mail senden, nach Gebrauch löschen.
  5. Sicherungen nur mit der eingebauten, verschlüsselten Funktion erstellen, nicht in private Cloud-Speicher.
  6. Gerät abgeben oder Programm deinstallieren: vorher „Alle Daten endgültig löschen“.
  7. Fristen einhalten: Klassen nach Abgabe als „abgegeben“ markieren und nach dem Löschhinweis löschen.
  8. Weitergabe nur an Lehrkräfte, die die Kinder (künftig) unterrichten; das Passwort auf anderem Weg mitteilen als die Datei.

Angaben für Genehmigungsantrag und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

  • Zweck: Planung, Dokumentation und Evaluation individueller Förder- und Entwicklungsmaßnahmen
  • Betroffene: Schülerinnen und Schüler der eigenen Klassen
  • Datenkategorien: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Klasse, Schuljahr; ausgewählte Förderbereiche mit pädagogischer Beschreibung des Ist-Zustands, Förderziel, Maßnahmen, Zeitraum und Evaluation. Keine Gesundheitsdaten, Adressen oder Kontaktdaten.
  • Empfänger: keine (ausschließlich lokale Verarbeitung); Ausdruck ggf. an Schulleitung/Schülerakte bzw. Erziehungsberechtigte; verschlüsselte Weitergabe-Datei ggf. an Lehrkräfte, die die Kinder künftig unterrichten
  • Drittlandübermittlung: keine
  • Software: Entwicklung & Förderung (lokale Desktop-Anwendung für Windows), ohne Netzwerkfunktionen
  • Speicherort: %APPDATA%\Entwicklung & Förderung\daten\tresor.fpm bzw. bei der USB-Stick-Version im Ordner „Entwicklung-und-Foerderung-Daten“ neben der Programmdatei
  • Löschfrist: gemäß Landesvorgabe (z. B. NRW: ein Jahr nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Kind zuletzt unterrichtet wurde)

Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Der PDF-Export enthält alle zu einem Plan gespeicherten Angaben und kann für Auskunftsanfragen der Eltern verwendet werden. Berichtigung und Löschung sind direkt im Programm möglich.

Vorgaben einzelner Länder (Auswahl)

  • Nordrhein-Westfalen: private Geräte nur mit schriftlicher Genehmigung der Schulleitung (§ 2 Abs. 2 VO-DV I); Gesundheitsdaten dürfen auch mit Genehmigung nicht auf privaten Geräten verarbeitet werden; Aufbewahrung dort ein Jahr ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Kind nicht mehr unterrichtet wird (§ 9 Abs. 2 VO-DV I). Förderpläne sind in Anlage 3 nicht ausdrücklich genannt, deshalb vorab mit der Schulleitung klären.
  • Bayern: private Geräte nur ausnahmsweise; Entscheidung der Schulleitung (§ 27 Abs. 7 LDO) und Erklärung zur dienstlichen Nutzung privater Endgeräte vor der ersten Nutzung.
  • Baden-Württemberg: Genehmigung durch die Schulleitung; dienstliche Daten nur verschlüsselt ablegen.
  • Niedersachsen: Genehmigung (fünf Jahre gültig); Speicherung lokal nur auf Windows, macOS oder Linux, nicht auf Smartphones oder Tablets.
  • Schleswig-Holstein: schriftliche Genehmigung (höchstens vier Jahre); Festplattenverschlüsselung und separater verschlüsselter Container für sensible Dateien.
  • Hessen: § 20 SchDSV mit Datenkatalog; Speicherung bevorzugt auf verschlüsseltem USB-Stick.

Fragen dazu beantworten wir gern: kontakt@entwicklung-und-foerderung.de